U građevinskom poslu razlika između projekta koji donese zaradu i projekta koji jedva pokrije troškove retko nastaje u jednoj velikoj stavci. Ona nastaje u desetinama sitnih odluka: šta se naručuje, kada, u kojoj količini i šta se dešava sa tim materijalom kada odradi svoj deo posla. Vlasnici manjih izvođačkih firmi to najjasnije vide u trenutku kada naprave presek nakon primopredaje objekta i shvate da je predračun bio uredan, a realizacija deset ili petnaest odsto skuplja.
Ta razlika se gotovo nikada ne može objasniti jednom greškom. Ona je zbir nepotrebnih porudžbina, materijala koji je propao na otvorenom, prevoza plaćenog dva puta i sitnog alata kupljenog u žurbi po maloprodajnoj ceni. Dobra vest za svakog preduzetnika u ovoj branši jeste da su te stavke unutar kontrole firme, za razliku od tržišnih cena čelika, cementa ili goriva, na koje niko od izvođača nema uticaj.
Materijal se ne troši, materijal se koristi u ciklusima
Prvi pomak u razmišljanju o troškovima je razdvajanje potrošnog materijala od onog koji se koristi više puta. Beton, malter, lepak, izolacija i armatura ulaze u objekat i tu ostaju. Oplata, podupirači, skele i daske za šalovanje ne ulaze u objekat – one se koriste, skidaju, čiste i vraćaju na sledeći projekat. To su, poslovno gledano, dve potpuno različite kategorije troška, ali ih velik broj firmi vodi u istoj koloni tabele.
Kada se ta razlika jednom napravi, cena po komadu prestaje da bude relevantna sama za sebe. Kvalitetna blažujka za šalovanje koja izdrži osam do deset ciklusa betoniranja jeftinija je po jednoj upotrebi od jeftinije ploče koja posle tri ciklusa završi na deponiji, čak i kada je na fakturi osetno skuplja. Isti princip važi za podupirače, spojnice i distancere: relevantan broj nije nabavna cena, nego cena podeljena brojem projekata na kojima će stavka realno raditi.
Praktična posledica je jednostavna. Za višekratni materijal firma treba da vodi evidenciju upotrebe, koliko ciklusa je iza svake serije ploča, kada je nabavljena i u kakvom je stanju vraćena sa gradilišta. Bez te evidencije ne postoji nijedan objektivan način da se uporede dva dobavljača, jer se poredi samo ono što piše na računu.
Predračun nije isto što i plan nabavke
Predračun odgovara na pitanje koliko materijala ide u objekat. Plan nabavke odgovara na pitanje kada taj materijal treba da bude na gradilištu i u koliko isporuka. To su dva odvojena dokumenta, a mnoge firme imaju samo prvi.
Posledica je poznata svima koji su vodili gradilište: sve stiže odjednom, na početku, jer je tako „sigurnije”. Rezultat je zauzet prostor, materijal koji stoji mesecima, veći rizik od oštećenja i krađe, i novac vezan u zalihama umesto u obrtnom kapitalu. Kod manjih firmi koje rade sa tankom likvidnošću, upravo to vezivanje novca često bude razlog za skupo premošćavanje jaza između dve situacije.
Podela nabavke po fazama – temelji, konstrukcija, zanatski radovi, daje tri konkretne prednosti. Novac se troši bliže trenutku kada materijal zaista radi, količine se koriguju prema stvarnom napretku, a pregovaračka pozicija prema dobavljaču ostaje otvorena tokom celog projekta, umesto da se sve odluči jednom porudžbinom na startu.
Skladištenje je stavka u budžetu, iako je niko ne fakturiše
Materijal koji stoji nepokriven na otvorenom je trošak koji se nikada ne pojavi kao trošak. Ploče koje upiju vodu gube ravnost i pucaju po ivicama, metalni delovi hvataju koroziju, vreće veziva se stvrdnu. Sve to se knjiži kao „potrošeno na projektu”, iako nije potrošeno, propalo je.
Za firmu koja radi tri ili četiri objekta godišnje, ulaganje u natkriveni deo magacina, palete i osnovnu zaštitnu foliju vraća se obično u okviru jedne sezone. Isto važi i za disciplinu čišćenja: oplata sa koje se beton skine odmah nakon skidanja ima znatno duži vek od one koja se ostavi „za kasnije”. To nije tema za majstore na gradilištu, nego za osobu koja donosi finansijske odluke, jer se odluka svodi na to da li firma plaća nekoliko sati rada ili ponovnu nabavku.
Odnos sa dobavljačem je poslovna odluka, ne administracija
Firme koje stalno traže najnižu cenu obično menjaju dobavljača na svakih nekoliko projekata. Kratkoročno se to isplati, dugoročno gotovo nikada. Dobavljač sa kojim postoji istorija saradnje daje odloženo plaćanje, prioritet u isporuci kada je sezona i mogućnost povraćaja viška, a upravo te tri stvari, a ne razlika u ceni od dva odsto, odlučuju hoće li projekat biti završen u roku.
Ono što vredi tražiti od dobavljača jesu tehnički podaci, a ne samo cenovnik: dimenzije, debljina, klasa lepka, deklarisan broj ciklusa i uslovi skladištenja. Ozbiljan snabdevač te podatke ima i daje ih bez pitanja. Ako ih nema, to je samo po sebi informacija.
Vredi napomenuti i da odnos sa dobavljačem funkcioniše u oba smera. Firma koja plaća u roku, naručuje unapred i ne vraća robu bez razloga vremenom dobija uslove koje novi kupac ne može da izgovori na telefon. U branši u kojoj rokovi isporuke znaju da se produže na nedelju dana usred sezone, mesto u redu isporuke je konkurentska prednost koja se ne kupuje popustom, nego istorijom saradnje.
Brojke koje vredi pratiti
Za manju izvođačku firmu dovoljno je pratiti nekoliko pokazatelja, mesečno ili po projektu:
- Trošak materijala kao procenat ukupne vrednosti posla – poredi se između projekata, ne sa tuđim podacima.
- Odstupanje predračuna od realizacije po stavkama – pokazuje gde se konstantno greši u proceni.
- Broj ciklusa po seriji višekratnog materijala – jedini način da se uporede dobavljači.
- Vrednost zaliha na kraju projekta – koliko je novca ostalo zaključano u magacinu.
- Broj hitnih, neplaniranih nabavki – svaka od njih plaća se po najlošijoj ceni.
Nijedan od ovih podataka ne zahteva poseban softver. Tabela sa pet kolona i disciplina da se popunjava odmah, a ne na kraju kvartala, dovoljne su za prvih godinu dana.
Ušteda je proces, ne jednokratna odluka
Najveća zamka u upravljanju troškovima materijala je očekivanje da postoji jedan potez koji rešava sve. Ne postoji. Postoji niz malih promena – razdvajanje potrošnog i višekratnog materijala, nabavka po fazama, uredno skladištenje, stabilan dobavljač i nekoliko brojki koje se prate – koje zajedno daju razliku od nekoliko procenata marže po projektu.
Za firmu koja godišnje odradi poslova u vrednosti od nekoliko desetina miliona dinara, to nisu simbolične cifre. To je razlika između posla koji finansira sledeći projekat i posla koji ga samo odlaže. I, za razliku od tržišnih cena, u potpunosti je stvar internih odluka.